Artikelen over werken op de top van je willen

Project vastgelopen? Zet deze stap en stop met tobben.

Komt je project niet verder en begrijp je niet waarom? Zijn meetings vervallen tot het afvinken van actiepunten zonder dat er echt iets gebeurt? Steeds weer terug naar de tekentafel? De energie is er uit en mensen dreigen af te haken.

Als je dit herkent is de kans groot dat je in een vastloper terecht bent gekomen. Vastlopers zijn energievreters van het ergste soort. Als een zuigend moeras dat werkplezier, projecten en zelfs carrières kan opslokken. En dat is niet alleen zonde, het is ook onnodig.

Want – om maar even op de inzichten vooruit te lopen – jij kunt in veel gevallen een vastloper in één stap overwinnen. Dit artikel geeft je meer inzicht in vastlopers en belangrijker, het geeft je concrete tips om vastlopers op te lossen of te voorkomen. Dan krijg jij weer energie van je werk en ga jij weer werken op de top van je willen.

“Hoe mooi zou het zijn als jij de boel weer vlot trekt zodat je team weer resultaat boekt en plezier heeft in het werk?”

Recent kwam deze energievreter ter sprake in een sparsessie. De inzichten die ik tijdens de sparsessie deelde, deel ik nu ook met jou in dit artikel. 

Sparren: signalen herkennen

Ondernemer R. en ik bellen eens in de zes weken om te sparren. Onze gesprekken verlopen altijd organisch en met veel energie. “Hoe gaat het eigenlijk bij project zus-en-zo?” vraag ik, want daar heb dit keer ik na een half uur nog steeds niets over gehoord. Ik hoor aan de reactie (hmmmmjaaa…) dat er iets niet goed zit. Dus ik vraag door. Ik herken in de beschrijving van R. wat ik een vastloper noem. 

R. geeft tijdens onze sparsessie aan dat ze niet meer zo enthousiast wordt van een project, dat het meer energie kost dan het oplevert en de motivatie om er mee door te gaan bij haar, en het projectteam, ver te zoeken is. Kan ze niet beter stoppen?

In dit geval bestaat het signaal dat er sprake is van een vastloper uit een projectplan wat voor de derde keer terugkomt en wéér aangepast moet worden. Ook nog eens op punten die in een vorige versie wél akkoord waren. Er lijkt overeenstemming te zijn over het product maar achteraf komt er een ‘ja maar…’ uit het management. De steeds veranderende feedback wordt afgedaan als voortschrijdend inzicht. Hoewel R. en haar team na elke feedbackronde weer haar stinkende professionele best doen om te komen tot een goed(gekeurd) product, blijft het patroon zich herhalen. Het project komt geen stap verder. De motivatie van de teamleden en de energie in het project raakt op. 

Hoe vastlopers ontstaan

Een vastloper begint bij een communicatiestoornis. De oorzaak zit, zoals tijdens de sparsessie ook bleek in het geval van R., namelijk vaak in een blinde vlek tussen de verwachtingen van de (interne) opdrachtgever en die van de opdrachtnemer. Er ontstaat dan een ingebouwde mismatch tussen de vraagstelling en het eindproduct.

In mijn ervaring ligt de oorzaak bijna altijd in een onduidelijke vraagstelling van de (interne) opdrachtgever. Wat er dan meestal gebeurt is dat het team dan zelf aannames doet en de vraagstelling probeert aan te vullen. Vaak is iedereen professioneel genoeg en over het algemeen gaat ‘t goed, maar dat is wel precies waar het op mis kan gaan. In feite ben je dan met giswerk aan het invullen wat de opdrachtgever nou eigenlijk bedoeld zou kunnen hebben. Blanco plekken in de communicatie invullen zonder deze te checken is wat leidt tot een vastloper.

Zo los je de vastloper in één stap op (of kun je hem voorkomen)

De vraagstelling of projectopdracht is in feite het -soms informele- contract tussen het team en de (interne) opdrachtgever. Een goede vraagstelling doet in ieder geval kwalitatieve en kwantitatieve uitspraken over kwaliteit, planning en budget. Een goede oplossing voldoet weer aan die uitspraken.

Als opdrachtnemer mag jij om een duidelijke opdracht vragen; je mag van jouw opdrachtgever namelijk verwachten dat die jou in staat stelt om je werk goed te kunnen doen. Het belangrijkste wat jij, je team en je opdrachtgever hier aan hebben: je hebt een super duidelijke afspraak met elkaar. Over en weer dus. Je kunt elkaar daar ook aan houden. Dat levert voor jou en je team op dat je taak duidelijker wordt, de kans op succes groter wordt en dat je project geen energievreter wordt. En voor de opdrachtgever levert het een grotere kans op om de teamleden tevreden te houden en na afloop blij te zijn met het resultaat.

No alt text provided for this image

De oplossing voor een vastloper kun je -echt waar- in één stap vinden: ga in gesprek met de opdrachtgever en laat niet los tot de ‘defecte’ vraagstelling is gerepareerd. En nee, je komt niet zeuren, je komt helpen. Hoe je dat doet? Leg op een opbouwende manier uit wat er in jouw ogen gebeurt waardoor het gewenste eindresultaat uitblijft. Houd het positief en maak de ander belangrijk. Je kunt bijvoorbeeld starten met “We hebben ontdekt dat we essentiële informatie missen om ons werk goed te kunnen doen, en we hebben jouw input nodig om dit op te kunnen lossen.” Je kunt helpen door de ander op het juiste spoor te zetten: “We begrijpen niet goed waarom het concept niet kan worden goedgekeurd.” Laat de ander reageren op wat jij zegt. Check eventuele aannames die jij of je team hebben gedaan. Stel vragen. Luister. Vul niet in voor de ander. Wat bedoelt iemand als deze een bepaald woord gebruikt? En wat nog meer? Dit helder krijgen is in jullie beider belang! 

In essentie zitten er drie knoppen of randvoorwaarden op elk project: geld, tijd en kwaliteit. Het is dus essentieel dat je in beeld hebt hoe die knoppen er uit zien. Hier een paar concrete voorbeelden van vragen die je jouw opdrachtgever kunt stellen om de randvoorwaarden duidelijk te krijgen en zo een vastloper op te lossen. Of te voorkomen natuurlijk.

  • Kwaliteit – Wanneer is het goed? Wat moet de oplossing kunnen? Wat mag er niet gebeuren? Zijn er ook ongewenste resultaten? Wat moet er in het proces gebeuren: denk bijvoorbeeld ook aan wie stakeholders zijn en hoe de besluitvorming er uit ziet.
  • Tijd – Wanneer moet het eindproduct klaar zijn? Welke tussenstappen, -producten of mijlpalen zijn er?
  • Geld – Wat mag het eindproduct kosten? Hoeveel uren mogen er aan worden besteed? Wat moet het opleveren (monetair of maatschappelijk)? Is er een bandbreedte?

Wanneer deze drie onderwerpen helder in de vraagstelling staan -vooraf dus-, kun je met je team tijdens het proces steeds een onderbouwde afweging maken. Blij team, blije opdrachtgever. 

Valkuil

Dan nog een veel voorkomende valkuil. De opdracht lijkt glashelder te zijn, maar toch verzandt het project in te veel ‘wat als’ scenario’s. Dit is ook een vastloper. Dan is de opdracht dus niet compleet -er is geen goede toets te maken wanneer het goed is- en zul je (weer) in gesprek moeten. Mijn tip om deze valkuil te omzeilen: geld, tijd en kwaliteit zijn verbonden met elkaar: verander je iets aan de een, dan verandert er minstens één ander onderwerp mee. Dezelfde kwaliteit in een kortere tijd leveren bijvoorbeeld, kost vaak meer geld of inzet (resources). Het helpt dus ook om van je opdrachtgever te weten of een van de drie belangrijker is dan de andere, zodat je het aantal scenario’s kunt beperken tot twee of drie relevante. Je kunt bijvoorbeeld vragen stellen als “mag het extra kosten als we eerder resultaat boeken?” of “als we meer kwaliteit leveren, mag het dan meer resources (uren, geld) kosten? Of langer duren?” En vergeet niet om te kwantificeren. Hoe veel eerder, hoe veel geld of resources; dan weet je allebei waar je het over hebt.

Vallen er na het lezen van dit artikel puzzelstukjes op zijn plaats? Je hebt nu handvatten om met deze eerste stap te gaan werken aan de oplossing. Wees daadkrachtig en neem de regie terug, zodat jij weer energie krijgt van je werk.

Serie van artikelen

Dit artikel is deel 3 uit een serie van artikelen over energievreters. Dus ik promoot gelijk even de e-guide die ik over dit onderwerp heb geschreven. Daarin staat nog een -zij het een stuk minder ingrijpend- praktijkvoorbeeld van hoe afscheid nemen van een energievreter mij meer tijd, meer plezier en meer geld opleverde. Dus. Wil je net als ik daadkrachtig optreden tegen energievreters? En beleven wat het jou kan opleveren? 

Hier kun je mijn gratis e-guide downloaden waarin je voor de verandering eens niet alleen vijf waardevolle inzichten krijgt. Ik zet voor jou een daadkrachtige strategie uiteen om in vijf stappen afscheid te nemen van je energievreters. De challenges in de e-guide begeleiden je stap voor stap bij het afscheid nemen van je energievreters.

laurens@lrau.nl
Ik ben Laurens Roose, ondernemer en wereldzeiler. In slechts drie jaar tijd bouwde ik een adviesbureau op met een half miljoen Euro omzet per jaar. Dat lukte me met de juiste mensen om me heen en een portie daadkracht. De keuzes die ik heb gemaakt, hebben er toe geleid dat ik nu in alle vrijheid de wereldzeeën kan bevaren, terwijl ik aan het ondernemen ben. Jij kunt profiteren van de lessen die ik in heb geleerd.